Erstkontakt in der Psychotherapie: Was die Website erleichtern kann

Wer nach psychotherapeutischer Unterstützung sucht, muss häufig mehrere Fragen gleichzeitig klären: Passt das Angebot zur eigenen Situation? Ist eine Aufnahme möglich? Wie läuft der Erstkontakt ab? Welche Kosten können entstehen?

Eine Praxiswebsite kann diese Fragen nicht vollständig beantworten. Sie kann aber dafür sorgen, dass der erste Schritt weniger unklar ist.

Den Ablauf vorab erklären

Hilfreich ist eine kurze Beschreibung des tatsächlichen Ablaufs:

• Wie erfolgt die erste Kontaktaufnahme?
• Gibt es feste Telefonzeiten oder eine Rückrufmöglichkeit?
• Wer meldet sich zurück?
• Was wird im Erstgespräch geklärt?
• Welche Angaben werden vorab benötigt?
• Wie geht es danach weiter?

Wichtig ist, nur das zu versprechen, was die Praxis organisatorisch auch zuverlässig leisten kann. Eine feste Rückmeldefrist sollte beispielsweise nur genannt werden, wenn sie im Alltag eingehalten werden kann.

Mehr als einen sinnvollen Kontaktweg anbieten

Nicht für jede Praxis ist ein Online-Kalender passend. Je nach Arbeitsweise können auch eine telefonische Sprechzeit, eine Rückrufbitte oder ein knapp gehaltenes Kontaktformular sinnvoll sein.

Bei einem Formular sollte die Datenerhebung auf das Nötige begrenzt werden. Ein großes Freitextfeld kann dazu verleiten, sehr persönliche Angaben zu Beschwerden, Diagnosen oder Lebensumständen zu übermitteln. Für einen ersten organisatorischen Kontakt reichen häufig Name, Rückrufmöglichkeit und gegebenenfalls ein gewünschtes Zeitfenster.

Sobald Gesundheitsdaten verarbeitet werden, gelten dafür besondere Anforderungen nach der DSGVO.

Erreichbarkeit konkret beschreiben

"Telefonisch erreichbar" ist weniger hilfreich als eine konkrete Information:

• an welchen Tagen angerufen werden kann,
• zu welchen Zeiten,
• ob ein Anrufbeantworter genutzt wird,
• und wie mit Rückrufbitten umgegangen wird.

Damit entsteht keine Garantie auf einen Therapieplatz. Die Website macht aber verständlicher, was beim ersten Kontakt passiert.

Aufnahmesituation sichtbar machen

Wenn die Praxis ihren Aufnahmestatus veröffentlicht, sollte die Angabe aktuell, eindeutig und leicht pflegbar sein. Sinnvolle Zustände können zum Beispiel sein:

• Aufnahme möglich
• Warteliste
• derzeit keine Neuaufnahme
• vorübergehend nicht erreichbar

Eine zeitbezogene Angabe sollte mit einem Stand oder Aktualisierungsdatum versehen werden.

Person, Qualifikation und Arbeitsweise

Bei einer psychotherapeutischen Praxis ist die Person hinter dem Angebot relevant. Eine sachliche Vorstellung kann deshalb Informationen enthalten zu:

• Berufsbezeichnung und Qualifikation,
• Verfahren oder Tätigkeitsschwerpunkten,
• Zielgruppen,
• Arbeitsweise,
• organisatorischen Rahmenbedingungen.

Für approbierte Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten gelten dabei die berufsrechtlichen Vorgaben der zuständigen Landespsychotherapeutenkammer. Werbliche Aussagen müssen sachlich bleiben.

Was eher vermieden werden sollte

Eine Praxiswebsite sollte den Erstkontakt nicht unnötig komplizierter machen. Dazu gehören insbesondere:

• unklare Kontaktwege,
• veraltete Angaben zur Aufnahme,
• Fachbegriffe ohne Erklärung,
• Formulare mit unnötig umfangreicher Datenerhebung,
• störende Einblendungen, die wichtige Inhalte verdecken.

Ein einfacher Praxistest

Eine sinnvolle Prüfung lautet: Kann ein neuer Besucher auf der Startseite schnell erkennen,

1. für wen das Angebot gedacht ist,
2. ob und wie Kontakt aufgenommen werden kann,
3. wie die aktuelle Aufnahmesituation aussieht,
4. und was beim Erstkontakt ungefähr passiert?

Wenn diese Punkte verständlich sind, übernimmt die Website bereits einen wichtigen Teil der Orientierung.

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Weiterlesen: Warteliste und Aufnahmestatus · Kontaktformular und Schweigepflicht

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